ARTIKEL

Printversie

HANDLEIDING OM JE PROFESSIONALITEIT TEN VOLLE TE BENUTTEN.

Vaak ontstaan kwaliteitsverlies en energieverlies op de werkplek omdat projecten niet lopen zoals je zou willen. Samenwerking met collega’s of klanten gaat stroef. Briefings leveren onvoldoende op en regels, procedures ervaar je als contra-productief.

Vaak sta je er niet bij stil waarom dat zo is. Je gaat er van uit dat je toch niet in staat bent om zaken te veranderen.

Je reageert op de omstandigheden en probeert er het beste van te maken.  Dat lukt een tijdje maar uiteindelijk geeft het toch een onbevredigend gevoel en leidt het tot ongenoegen en irritatie. Uiteindelijk barst de bom en komt niemand een steek verder.

Je kunt je omgeving of collega’s niet veranderen.

Je kunt echter wel veranderen hoe je daar zelf mee omgaat. Misschien helpt onderstaande handleiding je om op een andere manier te kijken naar projecten, gesprekken en contacten met klanten, collega’s en leidinggevenden.

Deze handleiding geeft niet DE oplossing. Wel geeft het je de gelegenheid om een relatie of situatie te analyseren. Vervolgens kun je het heft in handen nemen en beweging creëren die leidt tot een stap vooruit; beweging die wellicht wel leidt tot een oplossing.

HOE WERKT ONDERSTAANDE HANDLEIDING?

STAP 1:

Neem een project, meeting, briefing, samenwerking of andere concrete situatie voor ogen die niet loopt zoals je zou wensen.

STAP 2:

Bekijk per niveau waar het knelpunt zit.

Begin op niveau 1. Wanneer op dit niveau alles klopt, betekent dit dat ieders taak en bevoegdheid duidelijk is, dat de uitgewisselde informatie klopt, dat deze toereikend is en dat er voldoende tijd en budget beschikbaar is.

Analyseer vervolgens niveau 2, 3 en 4. Beoordeel ook hier je eigen inbreng en die van de ander.

STAP 3:

Wanneer je merkt dat op een van deze onderdelen iets niet in orde is, stel je dan daadkrachtig op en neem je verantwoordelijk-heid. Dat betekent dat je op de ander afstapt of opbelt voor overleg hierover. Liever niet mailen; dat vertraagt vaak het proces en is te vrijblijvend.

Vertel zonder oordeel, aanval of verwijt wat jou opvalt en hoe je zaken ervaart.

Gebruik geen verhullend taalgebruik om dingen af te zwakken. Zeg rustig wat je denkt en vindt. Dat recht heb je. Stel vragen en kijk of je samen tot een oplossing kunt komen.

Wanneer je op niveau 4 zaken aan wilt kaartenvertrouw er dan op dat jouw gevoel een belangrijke signaalfunctie heeft. Het benoemen alleen al van je gevoelens is vaak afdoende. Hier eerlijk over zijn maakt zaken duidelijk en voorkomt spanning.

Ook dit gevoel kun je zonder oordeel en verwijt kenbaar maakt. Wanneer je bv. zegt: ’ik merk dat ik me zorgen maak, ik wil goed werk afleveren maar kan zo niet verder’, dan voelt de ander zich niet aangevallen. Deze ervaart dit vaak als uitnodiging om -eveneens op respectvolle manier- zelf ook tot de essentie te komen.

LET OP: Vaak is er al enorme winst te halen uit de hieronder genoemde 1e twee niveaus.

CHECKLIST NIVEAU 1:

INHOUD van het werk zelf:

• Taakverdeling is voor iedereen duidelijk
• De informatie die uitgewisseld wordt klopt en is voldoende
• Er is voldoende budget / tijd beschikbaar 
• Bevoegdheden zijn voor iedereen duidelijk  
• Problemen worden tijdig uitgesproken
• Iedereen neemt zijn of haar taak serieus

NIVEAU 2:

AFSPRAKEN EN VERWACHTINGEN:

• Iedereen doet wat ie moet doen
• Verwachtingen worden uitgesproken
• Ieder houdt zich aan afspraken en planningen
• Men kondigt tijdig aan wanneer afspraken niet worden nagekomen
• Procedures en regels zijn afdoende
• De formele leider grijpt in wanneer dat nodig is

NIVEAU 3:

INTERACTIE; omgang met elkaar:  

• Informatie wordt (tijdig) gedeeld
• Feedback wordt gegeven
• Verwachtingen, teleurstellingen, complimenten worden uitgesproken
• Mensen stappen op elkaar af
• Ieder spreekt dezelfde taal en heeft dezelfde perceptie; er is geen ruis in je communicatie
• Er wordt gesproken over onderliggende belangen
• De formele leider laat zijn of haar invloed gelden

NIVEAU 4:

GEVOELENS; je eigen gevoelens en die van anderen

• Men heeft vertrouwen in elkaar
• Ieder weet dat ie op de ander kan rekenen
• Men staat open voor feedback
• Men voelt zich erkend, gerespecteerd en gewaardeerd
• De formele leider zorgt voor een sfeer van veiligheid.