ARTIKEL

Printversie

VOORKOM RUIS IN JE GESPREKKEN EN CREËER TIJDWINST EN EFFICIËNCY!

Uit onderzoek blijkt dat 75% van alle mondelinge communicatie niet opgemerkt wordt, verkeerd begrepen wordt of dat informatie meteen weer vergeten is. Dit leidt tot miscommunicatie en veroorzaakt stress, ergernis, onzekerheid en energieverlies. In meetings, bij briefings en overleggesprekken wordt vaak langs elkaar heen gepraat zonder dat men zich dat realiseert.

Je krijgt niet de informatie die je nodig hebt.   

Deze miscommunicatie ontstaat omdat je als zender van de boodschap aanneemt dat deze precies zo binnenkomt bij de ontvanger als jij hem bedoelt. Dit is vaak niet het geval. Alle informatie wordt namelijk gefilterd.  

Dit filter zorgt voor kleuringen en interpretaties van de boodschappen door:

• Eigen ervaringen in het verleden.
• Opvattingen over wat hoort en niet hoort.
• Eigen verwachtingen, hoop.
• Overtuigingen die mensen hebben over zichzelf, de ander en de wereld om hen heen.
• De persoonlijke betekenis die iemand aan de woorden geeft (gevoelswaarde). 

Door dit alles ontstaat ruis, zonder dat jij en je gesprekspartner zich daarvan bewust zijn.

Het kan ook anders. Je bent in alle gesprekken als spreker maar ook als luisteraar verantwoordelijk voor de kwaliteit van de boodschap. Wanneer er sprake is van miscommunicatie gaat het er niet om een schuldige aan te wijzen maar levert het meer op om uit te zoeken waar iets mis gaat tussen de zender en de ontvanger.

TIPS om misverstanden te omzeilen en tot effectieve gesprekken te komen:

• Wees er tijdens gesprekken bewust van dat jij en je gesprekspartner(s) voortdurend interpreteren.
• Vat samen wat je hebt gehoord.
• Stel vragen ter verduidelijking.
• Wees alert op verhullend taalgebruik. Dit werkt misleidend omdat de kern van de boodschap niet wordt weergegeven of afgezwakt.
• Wanneer je concrete informatie nodig hebt zoals bij briefings, vraag dóór tot je die info hebt die je nodig hebt.
• Reageer zo min mogelijk vanuit je eigen veronderstelling en verwachtingen. Heb je die toch, controleer dan of ze kloppen.
• Interrumpeer de ander niet. Laat mensen zelf hun zinnen afmaken, ook (juist) onder tijdsdruk.
• Let op verbale, non-verbale details en op de ondertoon. Maak kenbaar wanneer je iets opvalt en vraag of dat klopt.
• Train jezelf om goed te luisteren. 

TIPS om je kwaliteit van het luisteren te verbeteren:

• Blijf bij het onderwerp van dat moment.
• Verzin niet in je hoofd al argumenten terwijl de ander nog praat.
• Laat je als beelddenker niet afleiden door alle films, beelden en ideeën die ogenblikkelijk opdoemen.
• Heb je informatie gemist, geeft niets. Vraag gerust of de ander zijn informatie herhaalt.
• Jaag de ander niet op als hij iets vertelt, ook niet onder tijdsdruk.  

Vragen stellen kost soms moeite. Vooral personen met hoge autonomie moeten vaak een drempel overwinnen. Oorzaken -ook zonder deze hoge autonomie- kunnen zijn:

• Bescheidenheid.
• Je denkt dat je de ander lastig valt.
• Je vindt vragen stellen onbeleefd en te persoonlijk.
• Je gaat er van uit dat de ander vragen stellen dom vindt.
• Je staat misschien te popelen om je eigen verhaal te doen.
• Je denkt dat het veel tijd zal kosten wanneer de ander nogmaals iets moet uitleggen.
• Je denkt dat de ander zich gekwetst voelt wanneer je laat weten dat je hem niet begrijpt.
• Je wilt niet laten blijken dat je gedachten even afdwaalden.
• Je gaat er van uit dat je de ander wel snapt, ook al is deze vaag en onduidelijk.

Hier zitten veel belemmerende overtuigingen tussen die niet kloppen met de realiteit. Je gesprekspartners ervaren het vaak als prettig en belangrijk wanneer hen iets gevraagd wordt. Zij voelen zich serieus genomen en jouw vragen bevestigen dat je kwaliteit wilt leveren. 

Dat geldt ook voor samenvattingen die je geeft. Deze nuttige interventie brengt rust in het gesprek, geeft de ander de gelegenheid om zich te realiseren wat ie heeft gezegd. Jullie kunnen aftasten of de informatie klopt en eventueel corrigeren.

Zo worden misverstanden voorkomen. Dit levert jullie niet alleen een prettig gevoel, een betere samenwerking maar ook enorme tijdwinst en efficiëncy op. 

© 2008 Mariëlle Hendriks